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Legalización de Documentos: Auténtica y Apostilla

Legalización de Documentos: Auténtica y Apostilla

La legalización consiste en la certificación que expide el Ministerio de Relaciones Exteriores, avalando la firma del funcionario consular salvadoreño en el extranjero para que pueda surtir efectos en El Salvador. Toda persona que desee legalizar un documento en el extranjero para que surta efecto en El Salvador tiene dos alternativas para hacerlo:

Si el documento es emitido en países que no son miembros del Convenio de la Haya, el interesado deberá obtener la Auténtica en las Representaciones Diplomáticas y Consulares de El Salvador en el exterior.

Si el documento es emitido en un país miembro del Convenio de la Haya, el interesado deberá obtener la Apostilla que expiden las oficinas de las Autoridades Nacionales que designa cada país miembro.

Asimismo, el Ministerio de Relaciones Exteriores legaliza las firmas de autoridades nacionales para que surtan efecto en países extranjeros. Un documento salvadoreño que no ha sido legalizado no surtirá efectos en el extranjero.

Es de hacer notar que el Ministerio de Relaciones Exteriores NO legaliza el contenido del documento, ÚNICAMENTE Legaliza la firma del Funcionario que calza el documento en cuestión.

Existen dos formas de legalizar un documento en El Salvador, estas son:

Auténtica
Apostilla.

¿Cómo saber si se requiere Apostillar o Autenticar?

Para saber si el documento requiero de Autentica o de Apostilla, hay que tomar en cuenta si el país donde será presentado o donde fue expedido es miembro del Convenio de la Haya.

El Salvador es país miembro por lo que los documentos pueden Apostillarse, sin embargo queda a decisión del interesado. Además se debe tomar en cuenta que el Convenio de la Haya sostiene que NO podrán ser Apostillados literal B del Artículo 1:
“Sin embargo, la presente Convención no se aplicará a:

Los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares
Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.

Procedimientos para realizar el proceso de auténticas en el Ministerio de Relaciones Exteriores:

  • Cualquier persona puede solicitar el trámite de auténtica sin necesidad de presentar un documento de identificación.
  • Únicamente se autentican documentos originales.
  • Costos: Firma de funcionario salvadoreño US $5.00
  • Firma de funcionario extranjero (funcionarios extranjeros de las representaciones diplomáticas acreditados en El Salvador) US $ 20.00

Los pasos a seguir antes de llevar los documentos salvadoreños a realizar el proceso de auténtica en el Ministerio de Relaciones Exteriores son:

-Partidas del estado familiar (partidas de nacimiento, matrimonio, defunción, divorcio, constancia soltería). Las firmas que calzan estas partidas deberán ser autenticadas por:

  • Jefe del Registro del Estado Familiar
  • Alcalde Municipal de la localidad (opcional)
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos la partida

-Documentos de educación desde el nivel parvulario hasta el bachillerato. Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Ministerio de Educación
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Documentos de estudios universitarios (constancia de notas, títulos universitarios, pensum, etc.). Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Ministerio de Educación
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

– Resoluciones emitidas por Jueces. Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Corte Suprema de Justicia (Oficial Mayor)
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Documentos expedidos por la Policía Nacional Civil. Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Policía Nacional Civil
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Fotocopia de Libretas de Pasaportes Ordinarios. Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Dirección General de Migración y Extranjería.
  • Ministerio de Relaciones Exteriores.
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Documentos expedidos por Iglesias (certificaciones de Bautismos, Confirmaciones, Matrimonios Religiosos). Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Arzobispado de San Salvador
  • Nunciatura Apostólica
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Documentos emitidos por Notarios, entre ellos: Escrituras Públicas o Testimonios, Actas Notariales (Declaraciones Juradas, Autorizaciones para viaje o solicitud de pasaporte de menores o cualquier acto notarial), copias fidedignas de documentos, traducciones al idioma castellano u otros idiomas

  • Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:
  • Corte Suprema de Justicia
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Certificados de importación y exportación de animales. Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • Ministerio de Agricultura y Ganadería
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

-Certificados para exportación de mercadería. Las firmas que calzan estos documentos deberán ser autenticados por:

  • CENTREX (Centro de Trámite de Exportación)
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efectos el documento.

Procedimientos para realizar el proceso de apostillas en el ministerio de relaciones exteriores:

La Apostilla es un sello que certifica la autenticidad de la firma y el título bajo el que actúa la persona que firma el documento. Las Apostillas son otorgadas por los países que forman parte de la Convención de la Haya sobre la Eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, conocido como el Convenio de la Haya. Fue creado en 1961 y sustituye el largo proceso de la Auténtica.

El Ministerio de Relaciones Exteriores ha sido designado en nuestro país como el único responsable de la emisión de apostillas para documentos salvadoreños. En el caso de El Salvador la Apostilla es GRATUITA.

Se apostillan los documentos públicos, considerándose como tales los siguientes:

  • Documentos emitidos por una autoridad o funcionario gubernamental, como Ministerios Públicos.
  • Documentos administrativos (partidas del estado familiar, documentos educativos, documentos emitidos por la PNC)
  • Documentos notariales, como testimonios de escrituras públicas y actas notariales

Según el Artículo 1 del Convenio, la Apostilla NO APLICA A:

Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
Documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras (certificados de origen, licencias de importación y exportación).

El documento se Apostillará si el país donde será presentado, es miembro del Convenio de la Haya. Una vez Apostillado, no requiere el trámite ni en el Consulado Salvadoreño ni en el Ministerio de Relaciones Exteriores. Asimismo, un documento expedido en El Salvador y Apostillado por el Ministerio de Relaciones Exteriores surtirá efecto INMEDIATO en cualquiera de los países que forman parte del Convenio, es decir, que NO se requiere presentarlo en la Representación Diplomática o Consular del país donde surtirá efecto.

Referencia:

www.rree.gov.sv

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